信息沟通

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　　信息沟通是指可解释的信息由发送人传递到接收人的过程。具体地说，它是人与人之间思想、感情、观念、态度的交流过程，是情报相互交换的过程。

　　亦称信息沟通，是指将某一信息（或意思）传递给客体或对象，以期取得客体作出相应反映效果的过程。

　　定义：信息沟通（Information communication）信息是客观世界中事物特征、状态及发展变化的直接或间接的反映。

　　———整个物质世界和人类社会充满着信息和信息交换，人们的衣、食、住、行，人们的一切活动都离不开信息。

　　———信息的表示形式多种多样，数字、文字、语言、声音、光、符号、图形、报表等都能表示信息。

　　3、信息与知识：信息是知识的原料，信息要在大脑中经过加工、整理、储存才获得知识；知识是信息的浓缩，去粗取精。

　　（4）由于管理过程中各种信息沟通相互关联、交错，所以管理者把各种信息沟通过程看成是一个整体，即管理信息系统。

　　信息沟通的作用在于使组织内的每一个都能够做到在适当的时候，将适当的信息，用适当的方法，传给适当的人，从而形成一个健全的迅速的有效的信息传递系统，以有利于组织目标的实现。

　　1、准确性原则：当沟通所用的语言和传递方式能被接受者所理解时，这才是准确的信息，这个沟通才具有价值。

　　A、优点：简便易行，灵活迅速；辅助运用身体语言（表情、体态、手势），增加了沟通效果；可交换意见，及时反馈。

　　B、缺点：信息保留时间短；受到口头表达能力的影响；一过即逝，无法回头再追认；信息在沟通过程中易被。

　　2.展现赞许性的点头和恰当的面部表情。有效的倾听者会对所听到的信息感兴趣,那么,通过你的动作和表情把你的兴趣表现出来吧。

　　3.避免分心的举动或手势。在倾听时,应该尽量避免看表、心不在焉的翻阅文件、乱写乱画等动作,这样会使说者认为你对他讲的话题不感兴趣,也会使你的精力不集中。

　　5.复述。用自己的话重复所听的内容,既可以使自己的注意力集中于交流内容上,也可以检验自己对所听内容理解的准确性。

　　7.不要多说。大多数人都乐于滔滔不绝地自己,而忽略了别人,有效的倾听者应该能够克制自己,多听别人说的,而自己少说。

　　8.自觉转换听者与说者的角色。虽然有效的倾听者应该全神贯注于说者所表达的内容,但有效的倾听者不应该固着自己的角色,而应该能够使说者到听者再回到说者的角色转换十分流畅。

　　正式渠道是指按组织结构和管理层来传递信息进行沟通的渠道。按信息的流向，正式渠道可分为纵向沟通横向沟通，而纵向沟通又可分为下行沟通上行沟通。

　　非正式渠道是指不受正式组织约束的组织之间的信息沟通渠道。速度快、信息量大、覆盖面广，可以满足职工的安全等需要，常常是积极的、卓有成效的，但它有一定的片面性。

　　“团体沟通”，顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通活动。团体沟通主要有以下两种常用的沟通方式：会议沟通和E-Mail（或书面）沟通。

　　“会议沟通”是一种成本较高的沟通方式，沟通的时间一般比较长，因此常用于解决较重大、较复杂的问题。如下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行：

　　（2）需要当事人清楚、认可和接受时（如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等）；

　　“E-Mail（或书面）沟通”是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通，因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式进行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail的沟通方式进行：

　　（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；

　　所谓“个体沟通”，是指两人之间的沟通。个体沟通主要有以下三种常用的方式：当面沟通电话沟通和E-Mail（或书面）沟通。

　　“当面沟通”是一种自然、亲近的沟通方式，这种沟通方式往往能加深彼此之间的友谊、加速问题的冰释。如下的几种情境宜采用当面沟通的方式进行：

　　需要提醒注意的是：沟通双方如果距离不是很远，请优先采用当面沟通的方式。我有时看到沟通双方的距离不过一二十米还采用电话沟通的方式，这常不可取的。

　　彼此之间的办公距离较远、但问题比较简单时（如两人在不同的办公室需要讨论一个报表数据的问题等）；

　　“E-Mail（或书面）沟通”是一种最经济的沟通方式。沟通的时间一般不长，并且不受场地的，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或互相知会一些信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通，因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式进行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail沟通的方式进行：

　　（2）复杂问题需要借助“书面”才能表达清楚时（这类问题往往需要采用书面表达和口头表达相结合的方式）；

　　（3）需要对方先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如请教对方一个技术问题时先将问题告知对方等）。

　　需要特别注意的时：在E-Mail来回多次而问题尚未得到解决或甚至引起时，一定要及时终止E-Mail这种沟通方式，改用电话沟通或当面沟通的方式进行。

　　需要特别指出的是，个体之间沟通时，尽量多采用当面沟通的方式进行。“能当面沟通的，就不要采用电话沟通；能电话沟通的，就不要采用E-Mail沟通”，这是“个体沟通”方式的基本选用原则。